1. Responsable, portée et contact
FORCEFORE SRL, BE1002.643.270, Avenue de Maire 44, 7500 Tournai, Belgique, détermine les traitements décrits dans cette politique pour le portail de recrutement et le suivi des candidatures. Vous pouvez contacter l’équipe via les coordonnées de votre dossier ou écrire à contact@forcefore.com pour une question relative aux données.
Ce document complète la politique commune FORCEFORE pour le recrutement. Il couvre les candidats, personnes qui échangent au sujet d’une offre et références dont des informations pertinentes nous sont communiquées. Un recrutement aboutissant à une relation de travail donne lieu aux informations propres à cette relation ; conserver certains documents à cette fin ne signifie pas que tout le dossier candidat peut être réutilisé sans limite.
2. Données fournies dans le dossier
Selon les étapes, nous recevons l’identité, les coordonnées, la langue, le pays, le CV, la lettre ou présentation, le portfolio, les expériences, qualifications, disponibilités, réponses aux questionnaires et préférences utiles au poste. Les échanges, documents complémentaires, demandes de report et éléments d’entretien peuvent enrichir le dossier.
Communiquez uniquement ce qui est pertinent. Les informations sensibles, données de santé, convictions, origines ou données pénales ne doivent pas être demandées ou utilisées simplement parce qu’un champ libre permet de les saisir. Lorsqu’une obligation ou un besoin particulier justifie une information protégée, sa collecte nécessite les conditions légales, garanties et accès appropriés.
Une information relative à une personne de référence doit être pertinente et transmise de façon loyale. Si nous devons la contacter, nous limitons la démarche aux éléments utiles au recrutement et respectons les obligations d’information applicables. Un portfolio ne nous autorise pas à exploiter commercialement les créations qu’il contient.
3. Informations techniques et suivi du processus
Le portail enregistre les données nécessaires à la connexion, à la sécurité et au fonctionnement : identifiants de compte et de session, adresses IP, informations de navigateur, dates, événements de connexion et jetons temporaires. Les cookies peuvent maintenir une session, mémoriser des préférences et enregistrer les choix de consentement.
Le suivi comprend l’offre visée, les dates de dépôt, les étapes et statuts, les communications, décisions, motifs pertinents, rendez-vous et attributions internes. Les informations d’agenda servent à organiser les entretiens. Elles ne donnent pas au candidat un accès aux détails privés de l’agenda des salariés.
4. Finalités et bases juridiques
L’examen d’une candidature et les démarches que vous demandez avant un éventuel contrat reposent, lorsque ses conditions sont réunies, sur l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Les traitements imposés par une obligation légale reposent sur l’article 6, paragraphe 1, point c). La base pertinente doit correspondre à l’opération réelle, et non à une acceptation générale du portail.
La sécurité, la prévention des abus, l’organisation nécessaire du recrutement et la défense de droits peuvent reposer sur un intérêt légitime, sous réserve de nécessité, de proportionnalité et de mise en balance de vos droits. Les traitements facultatifs qui exigent un consentement doivent faire l’objet d’un choix distinct et révocable. Une candidature ne vaut pas inscription générale à des campagnes commerciales.
Si une donnée est nécessaire à une étape, l’absence de cette information peut empêcher de traiter cette étape. Nous devons expliquer ce besoin et éviter une collecte excessive. Vous pouvez demander pourquoi une information est requise et signaler une difficulté d’accessibilité ou une situation nécessitant une autre modalité.
5. Organisation automatisée et examen du dossier
Des outils peuvent structurer les réponses, rechercher des éléments ou aider à comparer les informations pertinentes pour le poste. Les statuts et transitions du portail comportent également des règles administratives automatiques. Ils ne doivent pas être présentés comme une appréciation exhaustive de la personne.
En particulier, la première invitation à un entretien clôture les autres candidatures encore ouvertes avec un motif commun de candidature en cours, sans toucher une candidature déjà acceptée. Le portail empêche ensuite un nouveau dépôt tant que ce processus est en cours. Cette clôture organise le suivi ; elle n’affirme pas que vos compétences ont été rejetées pour chacun des autres postes.
Vous pouvez demander une explication et le réexamen d’une information ou d’un statut auprès du recrutement. Une décision exclusivement automatisée ayant des effets juridiques ou comparables reste soumise aux garanties du RGPD lorsqu’elles s’appliquent. Nous ne déduisons pas d’une acceptation des conditions une renonciation à ces garanties. L’activation future d’un prestataire ou d’un usage nouveau exige l’information et les mesures appropriées avant ce traitement.
6. Personnes habilitées et prestataires
L’accès au dossier est limité aux personnes qui interviennent de façon justifiée dans le recrutement : ressources humaines, responsables et interlocuteurs habilités pour les étapes concernées. L’accès technique nécessaire à l’administration ne permet pas une utilisation privée ou étrangère au dossier. Les pièces ne sont pas rendues publiques par le simple dépôt.
Les prestataires d’hébergement, stockage, courrier électronique, calendrier ou entretien effectivement utilisés peuvent recevoir les données nécessaires à leur mission. Leur rôle et leurs obligations dépendent du service concerné. Une visioconférence n’implique pas un enregistrement systématique ; un enregistrement éventuel nécessiterait une information propre et un fondement approprié.
Des conseils, autorités ou organismes compétents peuvent recevoir les éléments nécessaires à une obligation, un contrôle ou un litige légalement fondé. Nous ne vendons pas les dossiers de candidature. Une communication à une autre entité pour un usage différent ne peut être présumée autorisée par votre candidature.
7. Transferts internationaux et protection
Lorsqu’un fournisseur ou un interlocuteur traite des données hors de l’Espace économique européen et que les règles de transfert du RGPD s’appliquent, le transfert doit bénéficier d’un mécanisme approprié : décision d’adéquation ou garanties telles que les clauses contractuelles types, avec les évaluations et mesures requises. Vous pouvez demander les informations pertinentes sur ces garanties.
Les mesures comprennent la protection des accès, les habilitations, le stockage protégé des fichiers et les contrôles de sécurité. Les liens d’accès à vos pièces doivent rester confidentiels. Aucun système n’écarte tout risque ; signalez une exposition ou un accès suspect sans republier les données d’autres candidats.
8. Conservation du dossier et des traces
Les candidatures rejetées ou retirées sont normalement conservées au maximum deux ans à partir de la date de candidature, et non de la date de refus. Le nettoyage tient compte de l’état du processus ; les dossiers encore nécessaires à un recrutement actif, à un contrat validé ou à une obligation distincte ne sont pas assimilés automatiquement à un dossier clos devenu inutile.
Les comptes inactifs admissibles au nettoyage sont anonymisés selon ces critères. Les informations IP et navigateur des connexions sont nettoyées après 90 jours, tandis que l’historique des événements est conservé un an. Les choix de cookies du portail sont conservés jusqu’à treize mois. Les fichiers temporaires orphelins sont recherchés pour nettoyage après sept jours ; cela ne constitue pas une durée générale de conservation des CV joints à un dossier actif.
Une obligation légale ou un litige peut nécessiter de conserver certains éléments plus longtemps, avec accès limité et finalité identifiée. L’embauche peut justifier le transfert des seules données nécessaires à la gestion du personnel selon ses propres durées. Les sauvegardes peuvent entraîner un délai technique d’effacement ; elles ne doivent pas servir à reprendre un usage qui n’a plus de fondement.
9. Retrait et suppression du compte candidat
Le retrait d’une candidature arrête son examen sans effacer automatiquement les éléments nécessaires à son suivi et à la preuve pertinente. La fonction de suppression de compte prévoit une période de 30 jours avant exécution, pendant laquelle une reconnexion annule la demande programmée. Les candidatures sont retirées dès la demande de suppression.
Cette fonction ne remplace pas vos droits légaux. Vous pouvez demander l’effacement, la limitation ou des précisions sur les catégories restant conservées en contactant FORCEFORE. Nous pouvons vérifier votre identité lorsque cela est nécessaire et proportionné. La suppression d’un compte candidat n’est pas automatiquement celle d’un compte sur un autre service FORCEFORE ; précisez la portée de votre demande.
10. Droits, délais et réclamations
Selon les conditions du droit applicable, vous pouvez accéder aux données, faire rectifier une information, demander l’effacement ou la limitation, vous opposer à un traitement fondé sur un intérêt légitime et bénéficier de la portabilité lorsque ses conditions sont remplies. Un consentement peut être retiré sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.
Adressez votre demande à contact@forcefore.com ou au contact de recrutement indiqué dans votre dossier. Sous le RGPD, nous répondons normalement dans un mois ; une prolongation autorisée en raison de la complexité ou du nombre de demandes doit être expliquée dans ce délai. Une restriction de droit doit être justifiée selon son fondement ; les droits d’autres personnes peuvent limiter la communication de certaines informations.
Vous pouvez saisir l’Autorité de protection des données belge, https://www.autoriteprotectiondonnees.be, ou l’autorité compétente, notamment celle de votre résidence habituelle. Un recours auprès d’une autorité n’est pas subordonné à votre renonciation à d’autres voies légales. La version et la date de cette politique permettent d’identifier les informations mises à jour ; un nouvel usage facultatif ne peut être autorisé par une simple publication.